董事会秘书工作制度

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山东博苑新材料股份有限公司 董事会秘书工作制度

山东博苑新材料股份有限公司

董事会秘书工作制度

第一章 总则

第一条 为促进山东博苑新材料股份有限公司（以下简称“公司”）的规

范运作，规范公司董事会秘书的工作，根据《中华人民共和国公司法》（以

下简称“《公司法》”）、《上市公司董事会秘书监管规则》《深圳证券交

易所创业板股票上市规则》（以下简称“《创业板上市规则》”）、《深圳

证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》（以

下简称《创业板规范运作指引》）等有关法律、法规、规范性文件以及《山

东博苑新材料股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的有关规

定，特制定本制度。

第二条 公司设董事会秘书一名，协助董事会履行职责，向董事会报告

工作。董事会秘书作为公司与中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证

监会”）、深圳证券交易所（以下简称“深交所”）之间的指定联络人，负责

公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证监会、深交所等之间的沟通联

络，维持联络渠道的畅通。

第三条 董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担公司高级管理人员的有

关法律责任，对公司负有忠实和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取

利益。

董事会秘书应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息，不得从事内幕交易、操

纵证券市场等行为。

第二章 任职资格

第四条 董事会秘书不得兼任总经理、分管经营业务的副总经理、财务总监。

董事会秘书兼任公司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职责，

确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。

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拟聘任的董事会秘书除应符合相关法律法规和《公司章程》规定的高级管理

人员的任职要求外，提名人和候选人还应在其被提名时说明候选人是否熟悉履职

相关的法律法规、是否具备与岗位要求相适应的职业操守、是否具备相应的专业

胜任能力与从业经验。

第五条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识

和工作经验，具有良好的职业道德和个人品德。

前款所称履行职责所必需的工作经验指具备财务、会计、审计、法律合规、

金融从业或者其他与履行董事会秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法

律职业资格证书并且具有五年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有

五年以上工作经验。

董事会秘书候选人不得存在下列任一情形：

（一）最近三十六个月内受到中国证监会行政处罚或者被中国证监会采取三

次以上行政监督管理措施；

（二）最近三十六个月内受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（三）根据《公司法》等法律规定及其他有关规定不得担任董事、高级管理

人员的情形；

（四）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的市场禁入

措施，期限尚未届满；

（五）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员

等，期限尚未届满；

（六）法律法规、中国证监会规定、深交所业务规则规定的其他情形。

拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国

证监会立案调查，尚未有明确结论意见的，公司应当及时披露拟聘任该人士的原

因以及是否存在影响公司规范运作的情形，并提示相关风险。

公司应当就董事会秘书候选人符合本条要求作出说明并予以披露。

第三章 主要职责

第六条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：

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（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息

披露事务管理制度并维护制度的有效执行，督促公司及相关信息披露义务人遵守

信息披露相关规定；

（二）负责组织和协调定期报告草案的编制工作，督促总经理、财务总监等

高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定汇总形成定

期报告草案；建议审计委员会对定期报告中的财务信息进行审核，建议董事长召

集董事会审议定期报告并披露；在职责范围内关注定期报告的重大异常情形并及

时开展核实，发现问题的，向董事会报告并提出整改建议；

（三）负责及时汇集公司应予披露的重大事件信息，向董事会报告，并按照

规定编制临时报告，组织临时报告的披露工作。董事会秘书应当对临时报告信息

披露的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性承担主要责任；

（四）负责办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的

登记、保管和报送工作；

（五）负责组织和协调公司投资者关系管理和股东资料管理工作，增进投资

者对公司的了解和认同；协调公司与股东及实际控制人、投资者、董事、中介机

构、证券监管机构、媒体等之间的信息沟通，确保联络渠道的畅通；

（六）董事会秘书应当及时汇集属于董事会职权范围内的事项。出现需要召

开董事会会议情形的，董事会秘书应当建议董事长召集董事会会议。董事长不能

履行或者不履行召集职责的，应当建议副董事长召集；副董事长不能履行或者不

履行召集职责的，应当建议其他董事按规定推举一名董事召集。

董事会召开会议的，董事会秘书应当按照公司章程规定的时限提前通知全体

董事，并将会议资料送达全体董事。董事会秘书应当确保会议召集、召开和表决

程序符合法律法规、深交所业务规则和公司章程的规定。董事会秘书发现程序瑕

疵等影响董事会决议效力情形的，应当向董事会报告；

董事会秘书负责董事会会议的记录，确保会议记录如实反映会议情况，提醒

出席会议的董事在会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容：

（1）会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名；

（2）会议主持人及出席、列席会议的人员姓名；

（3）每位董事的发言情况；

（4）每一决议事项的表决方式和结果；

（5）公司章程规定其他应当记载的事项。